Laatst bijgewerkt: mei 2026
1. Definities
- Embite: Embite Software, gevestigd aan de Kleterstraat 11a, 3862 CA Nijkerk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 60683988.
- Roostermaat of Dienst: de online planningstool die Embite via roostermaat.nl aanbiedt.
- Klant: de natuurlijke of rechtspersoon die met Embite een Overeenkomst sluit voor het gebruik van Roostermaat.
- Overeenkomst: de overeenkomst tussen Klant en Embite voor het gebruik van Roostermaat, inclusief deze algemene voorwaarden.
- Gebruiker: iedere persoon die namens of door toedoen van Klant gebruikmaakt van Roostermaat, waaronder beheerders en vrijwilligers.
2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en het gebruik van Roostermaat. Algemene voorwaarden van Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkende afspraken gelden alleen als ze schriftelijk zijn vastgelegd.
3. Totstandkoming van de Overeenkomst
De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant een account aanmaakt en deze voorwaarden accepteert, of op het moment dat een schriftelijke offerte wordt aanvaard.
4. Looptijd, verlenging en opzegging
De Overeenkomst voor een betaald abonnement wordt aangegaan voor een periode van twaalf (12) maanden. Na deze periode wordt de Overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met opnieuw twaalf maanden.
Klant kan de Overeenkomst opzeggen tegen het einde van de lopende contractperiode. Opzegging is mogelijk tot uiterlijk de verlengdatum. Wordt niet vóór die datum opgezegd, dan loopt de Overeenkomst automatisch door voor de volgende twaalfmaandsperiode en is het bedrag voor die nieuwe periode verschuldigd.
Opzeggen kan via je accountinstellingen of door een bericht te sturen naar info@embite.nl. Embite bevestigt de opzegging schriftelijk.
Het gratis abonnement kent geen vaste looptijd en kan op elk moment door beide partijen worden beëindigd.
5. Prijzen en betaling
Betaalde abonnementen worden jaarlijks vooraf gefactureerd. De op de website vermelde prijzen zijn in euro en exclusief btw, tenzij anders aangegeven. Embite mag prijzen jaarlijks indexeren; substantiële prijswijzigingen worden minimaal dertig (30) dagen vóór de verlengdatum aangekondigd.
Facturen dienen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum te zijn voldaan. Bij niet-tijdige betaling is Embite gerechtigd de wettelijke (handels)rente in rekening te brengen en de toegang tot Roostermaat op te schorten totdat de openstaande bedragen zijn voldaan.
Reeds betaalde bedragen worden bij tussentijdse opzegging niet gerestitueerd.
6. Dienstverlening en beschikbaarheid
Embite spant zich in om Roostermaat met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en beschikbaarheid aan te bieden, maar garandeert geen ononderbroken werking. Embite is gerechtigd om onderhoud uit te voeren, waarbij gepland onderhoud zoveel mogelijk buiten kantoortijden plaatsvindt.
Embite mag functionaliteit toevoegen, wijzigen of verwijderen om de Dienst te verbeteren. Wezenlijke wijzigingen die nadelig zijn voor Klant worden vooraf aangekondigd.
7. Gegevens en privacy
Embite verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid. Alle persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie. Embite zet zelf geen subverwerkers buiten de EU in zonder voorafgaande kennisgeving aan Klant.
Op verzoek sluit Embite met Klant een verwerkersovereenkomst (DPA) waarin de rollen, verantwoordelijkheden en technische en organisatorische maatregelen zijn vastgelegd. Zie ook de AVG-pagina.
Klant blijft eigenaar van de gegevens die in Roostermaat worden ingevoerd. Bij beëindiging van de Overeenkomst kan Klant binnen dertig (30) dagen na einddatum een export van de gegevens opvragen. Daarna worden de gegevens verwijderd.
8. Verantwoordelijkheid Klant voor gegevens van Gebruikers
Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en de rechtmatige verkrijging van alle persoonsgegevens (waaronder namen, e-mailadressen en telefoonnummers) van Gebruikers die door of namens Klant in Roostermaat worden ingevoerd.
Klant garandeert dat hij beschikt over de benodigde toestemming, of een andere geldige grondslag onder de AVG, om deze gegevens in Roostermaat te verwerken en om Gebruikers via de Dienst per e-mail, sms of andere kanalen te (laten) benaderen voor onder meer roosterinformatie, herinneringen, accountmeldingen en wijzigingen.
Door gegevens van Gebruikers in te voeren geeft Klant Embite uitdrukkelijk toestemming en opdracht om deze Gebruikers namens Klant te benaderen via de communicatiekanalen die binnen de Dienst zijn geconfigureerd, uitsluitend voor het doel van de Dienst.
Klant vrijwaart Embite voor alle aanspraken van Gebruikers, toezichthouders of derden die voortvloeien uit het niet voldoen aan de verplichtingen in dit artikel.
9. Beveiliging
Embite treft passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of misbruik. Klant is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met inloggegevens en het toekennen van rollen en rechten aan Gebruikers.
10. Gebruik van de Dienst
Klant en Gebruikers gebruiken Roostermaat uitsluitend voor het doel waarvoor de Dienst is bedoeld. Het is niet toegestaan om:
- de Dienst te gebruiken in strijd met de wet of de rechten van derden;
- spam, virussen of schadelijke code te verspreiden via de Dienst;
- te proberen de beveiliging of capaciteitsbeperkingen van de Dienst te omzeilen;
- de Dienst geheel of gedeeltelijk te kopiëren, na te bouwen of door te verkopen.
Bij misbruik mag Embite de toegang per direct opschorten of de Overeenkomst beëindigen zonder restitutie.
11. Intellectuele eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten op Roostermaat, inclusief de software, vormgeving en documentatie, berusten bij Embite. Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.
12. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van Embite voor schade voortvloeiend uit of in verband met de Overeenkomst is per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de Dienst heeft betaald.
Embite is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde omzet, gemiste besparingen, gegevensverlies of reputatieschade.
De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Embite of haar leidinggevenden.
13. Overmacht
Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet of niet tijdig nakomen van verplichtingen als dat het gevolg is van overmacht. Onder overmacht wordt in elk geval verstaan: storingen bij derden zoals hosting- en internetproviders, stroomstoringen, cyberaanvallen, pandemieën en overheidsmaatregelen.
14. Geheimhouding
Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie die ze van elkaar ontvangen vertrouwelijk en delen deze niet met derden zonder toestemming, behoudens een wettelijke verplichting.
15. Wijziging van de voorwaarden
Embite mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal dertig (30) dagen vóór ingangsdatum aangekondigd via e-mail of een melding in de Dienst. Als Klant niet akkoord gaat met een wezenlijke wijziging, kan Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
16. Toepasselijk recht en geschillen
Op de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.
17. Slotbepalingen
Als een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval gezamenlijk een vervangende bepaling overeenkomen die zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
18. Contact
Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op via onze contactpagina of direct via info@embite.nl of +31 (0)33 2000 624.